Forschungszulage und Betriebsprüfung: mit EurA sicher vorbereitet

Die Forschungszulage bietet Unternehmen attraktive Möglichkeiten, ihre FuE-Aktivitäten steuerlich fördern zu lassen. Spätestens bei einer Betriebsprüfung zeigt sich jedoch, ob Vorhaben, Projektverlauf und Aufwendungen nachvollziehbar dokumentiert sind. Eine frühzeitige und vollständige Dokumentation ermöglicht eine schnelle und fundierte Reaktion auf mögliche Rückfragen des Finanzamts im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Was das Finanzamt bei der Forschungszulage prüft

Im Rahmen einer Betriebsprüfung betrachtet das Finanzamt insbesondere, ob die geltend gemachten Aufwendungen tatsächlich dem bescheinigten FuE-Vorhaben zuzuordnen sind. Dabei geht es nicht um einzelne Belege, sondern um das Gesamtbild: Wann hat das Vorhaben begonnen? Welche Tätigkeiten wurden durchgeführt? Wie hängen die Aufwendungen damit zusammen?

Dokumentation: Der Schlüssel zur sicheren Prüfung

Eine belastbare Dokumentation muss das Projekt von Beginn an begleiten. Nachträglich erstellte Unterlagen können wichtige Zusammenhänge oft nur eingeschränkt abbilden. Relevant sind insbesondere:

• Ziele und Inhalte des FuE-Vorhabens,

• wissenschaftliche oder technische Unsicherheiten,

• beteiligte Personen und ihre Aufgaben,

• wesentliche Entwicklungsschritte und Änderungen im Projektverlauf,

• Zuordnung interner und externer Aufwendungen.

Entscheidend ist nicht die Menge der Dokumente, sondern dass technische, personelle und kaufmännische Nachweise zusammenpassen. Erst die konsistente Verbindung macht den Projektverlauf nachvollziehbar.

Vorhabenbeginn klar nachweisen

Der Vorhabenbeginn ist ein zentraler Prüfungspunkt. Unternehmen müssen unterscheiden können, wann vorbereitende Tätigkeiten endeten und wann die eigentliche FuE-Arbeit begann. Prüfen Sie frühzeitig:

• Welches Datum gilt als tatsächlicher Vorhabenbeginn?

• Welche Unterlagen stützen dieses Datum?

• Stimmen Projektplanung, interne Freigaben und Tätigkeitsnachweise überein?

Aufwendungen eindeutig zuordnen

In einer Betriebsprüfung reicht es nicht, dass eine Ausgabe grundsätzlich förderfähig sein könnte. Entscheidend ist die eindeutige Zuordnung zum FuE-Vorhaben:

• Welche Beschäftigten haben tatsächlich am Projekt gearbeitet?

• Welche externen Leistungen hatten einen konkreten FuE-Bezug?

• Passen Leistungszeitraum, Rechnung und Projektfortschritt zusammen?

Gerade bei parallelen Projekten, wechselnden Mitarbeitenden oder externen Partnern wird die Zuordnung anspruchsvoll.

Typische Risiken vor der Betriebsprüfung

Schwachstellen entstehen häufig an den Schnittstellen zwischen Forschung, Personalwesen, Buchhaltung und Steuerabteilung:

• fehlende Nachweise zum Vorhabenbeginn,

• rückwirkend erstellte Tätigkeitsaufzeichnungen,

• Abweichungen zwischen technischen und kaufmännischen Unterlagen,

• unzureichend dokumentierte externe Leistungen,

• nicht erläuterte Änderungen im Projektverlauf.

Mehrere Widersprüche können die Nachvollziehbarkeit des gesamten Vorhabens beeinträchtigen.

Mit EurA sicher vorbereitet

Unser Anspruch ist es, Unternehmen über den gesamten Forschungszulagenprozess hinweg fachlich zu begleiten. Unsere Expertinnen und Experten verbinden technisches Verständnis, Fördermittelkompetenz und Erfahrung mit der Forschungszulage und erkennen mögliche Schwachstellen frühzeitig.

Wir unterstützen Sie unter anderem bei:

• der strukturierten Projektdokumentation,

• der Zuordnung relevanter Aufwendungen,

• der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung.

Sie möchten Ihr Unternehmen auf eine Betriebsprüfung vorbereiten? Sprechen Sie uns an. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine sichere Umsetzung.

 Text: Nicole Najdul & Marvin Natz