Fallstricke bei der Abrechnung von Fördermitteln – und wie man diese vermeidet

Fördermittel für Forschungsprojekte sind durch Steuergelder finanziert und unterliegen auch deshalb strengen Vorgaben. Daher ist eine professionelle, rechtssichere und zugleich umsichtige Abrechnung besonders wichtig. Die Unterlagen müssen für den Projektträger schlüssig, vollständig und transparent sein. Unternehmen hingegen ist es ein Anliegen, dass keine Gelder durch Versäumnisse verloren gehen. In diesem Blogartikel beleuchten wir die häufigsten Stolperfallen und geben konkrete Tipps, wie Firmen bei ihrer Fördermittelabrechnung vorgehen können.

Ganzheitliches Fördermittelmanagement

Auf dem Markt gibt es viele Dienstleister und Steuerberater, die Ihnen das Fördermittelmanagement abnehmen können. Viele davon sind nur auf ein Förderprogramm oder einige wenige Programme spezialisiert. Ein vertrauenswürdiger Anbieter jedoch sollte alle beantragten und bewilligten Mittel im Blick haben und die Abrechnung der Förderprojekte mit der notwendigen Sorgfalt durchführen. Er sollte diese so behandeln, als ginge es um sein eigenes Projekt und letztlich sein eigenes Fördergeld. Genau das ist unser Anspruch im Fördermittelmanagement der EurA AG: Wir möchten Ihnen helfen, Ihr volles Potenzial an staatlichen Mitteln auszuschöpfen.

Aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir dabei: Da jedes Projekt individuell ist, gibt es kein standardisiertes Vorgehen. In der Regel betreuen wir Unternehmen umfassend und bauen eine möglichst langfristige Kundenbeziehung auf. Meist ergibt es sich, dass wir nicht nur für ein Projekt Mittel beantragen – z.B. Förderung durch das ZIM (Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand) oder das BMBF (Bundesministerium für Bildung und Forschung), die steuerliche Forschungszulage, Landes oder EU-Förderung, sondern alle Fördermittelanträge und deren Abrechnung über unseren Tisch gehen. Daher betrachten wir Ihre Abrechnungsanliegen ganzheitlich und sind bei einer eventuellen Tiefenprüfung des Projektträgers oder Bundesrechnungshofs an Ihrer Seite.

Drei Beispiele aus der Praxis machen unseren Ansatz deutlich:

1. Optimierung des Personaleinsatzes:
    
   Wir analysieren im Vorfeld Ihre personelle Aufstellung und entwickeln auf Basis des Förderantrags eine Planung. Anschließend überprüfen wir mit Ihnen den geplanten Personaleinsatz auf seine Umsetzbarkeit. So lässt sich besser entscheiden, ob eine Aufstockung der Kapazitäten erforderlich ist und gegebenenfalls weitere Mitarbeitende im Forschungsprojekt eingesetzt werden können. Durch eine optimale Personalplanung können Sie nicht nur die bewilligten Mittel effizient ausschöpfen, es beschleunigt sich auch Ihr Projektfortschritt.
   
   
2. Überblick über alle FuE-Projekte:
   
   Wir haben Ihre gesamten FuE-Aktivitäten im Blick – von laufenden Anträgen über bereits bewilligte Projekte bis hin zu neuen Zuwendungsbescheiden. Wir prüfen im Zuge dessen, dass keine Doppelförderung bei den für das Projekt angesetzten Gesamtkosten erfolgt, so dass Sie nicht Gefahr laufen, Subventionsbetrug zu begehen. Das betrifft sowohl die Personalkosten als auch die sonstigen Kosten, die im Rahmen des Forschungsprojekts förderfähig sind (Material, Fremdleistung, Abschreibung, etc.).
   
   
3. Korrekte Ermittlung der Projektkosten:

Wir helfen Ihnen dabei, die zuwendungsfähigen Projektkosten korrekt zu ermitteln. Hier sind wir jederzeit auf dem neuesten Stand: Durch die Novelle der AGVO (Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung) im Jahr 2023 können Personalkosten meist nicht mehr pauschal abgerechnet werden. Somit entfällt der pauschalisierte Aufschlag für Gemeinkosten. Personalkosten müssen nun auf Basis der Leitsätze zur Preisermittlung (LSP) abgerechnet werden. Auf Wunsch können wir Ihnen auch bei der Ermittlung des Gemeinkostensatzes zur Seite stehen.

Typische Fehler in der Fördermittelabrechnung

Viele Projekte laufen in der Abrechnungsphase nicht rund, weil den Fördermittel-Begünstigten typische Fehler unterlaufen. Wie erwähnt müssen Personalkosten korrekt ermittelt werden, um Rückforderungen oder Sanktionen zu vermeiden. Es gibt aber noch mehr Fallstricke. Ein vorzeitiger Projektstart kann zur kompletten Fördermittelstreichung führen. Auch das Versäumen von Fristen birgt das Risiko, dass eingeplante Mittel nicht abgerufen werden können. Durch ungenaue Beträge können Ihnen ebenfalls Fördergelder entgehen, etwa wenn auf 10.000 Projektstunden 1 Euro pro Stunde zu wenig angesetzt wurde. Das kommt schnell ein hoher Betrag zusammen. Dieser Zuschuss wird dann nicht geltend gemacht. Fehlende Zahlungsnachweise können für Unstimmigkeiten beim Projektträger und bürokratischen Mehraufwand durch Nacharbeiten sorgen. Ähnliches gilt im Falle einer Prüfung, sofern es keine saubere Dokumentation gibt. Aus diesen Gründen lagern viele Firmen ihre Abrechnung an uns aus.

Tipps für die Fördermittelabrechnung

Welche Maßnahmen helfen also, diese Risiken zu vermeiden? Zunächst können Sie selbst dazu beitragen, dass die Abrechnung Ihrer Projekte optimal verläuft – und die genannten Punkte beachten. Sie können sich darüber hinaus aber auch externe Unterstützung holen mit einem Partner an Ihrer Seite, der gemeinsam mit Ihnen für eine reibungslose Fördermittelabrechnung sorgt. Als Profis für dieses Thema erhalten Sie von uns erstklassige Unterstützung. So stellen wir Ihnen Checklisten mit den erforderlichen Unterlagen zusammen, geben Ihnen Vorlagen für die Stundenerfassung an die Hand, beachten bei Mehrprojekten die zu vermeidende Doppelförderung, erinnern Sie an die Einhaltung von Fristen und führen eine Spiegelakte für Prüfzwecke.

Unser Engagement geht jedoch weit darüber hinaus: Wir prüfen Ihre Abrechnungsprojekte auf finanzielle „Lücken“ hin, die wir noch ausschöpfen können, helfen beim Erstellen von Verwendungsnachweisen, beantragen rechtzeitig Fristverlängerungen oder schlagen proaktiv Änderungsanträge vor. Denn wir behandeln Ihr Förderprojekt, als wäre es unser eignes. Und das lohnt sich für Sie als Kunde, indem wir Ihr Förderpotenzial voll ausschöpfen. Zudem macht sich Ihr Investment in uns durch unsere effiziente Vorgehensweise schnell bezahlt.

Kommen Sie daher jederzeit gerne mit der Abrechnung Ihres Förderprojekts auf uns zu. Wir übernehmen gerne das Fördermittelmanagement für Sie und rechnen Ihre FuE-Projekte fachmännisch und termingerecht für Sie ab, sodass Sie nur einen kleinen Zeitaufwand hierfür bereitstellen müssen. Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und nachts ruhig schlafen, da Ihre Abrechnung subventionsrechtlich in guten Händen ist. Wir freuen uns darauf, Ihr Unternehmen gemeinsam mit Ihnen voranzubringen!

Text: Birgit Miriam Hering