Steuerliche Forschungszulage

Das Antragsverfahren der Forschungszulage

Die Beantragung ist ein zweistufiger Prozess. In der ersten Stufe des Antrags auf Forschungszulage steht das Forschungs- und Entwicklungsprojekt im Vordergrund. In der zweiten Stufe geht es hauptsächlich um die Geltendmachung der angefallenen Projektkosten.

Stufe 1: Technischer Projektantrag
Bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage muss im Wesentlichen ein technischer Projektantrag gestellt werden. Dieser erhält zwar auch einige kaufmännische Daten sowie eine grobe Kostenkalkulation für Ihr Vorhaben – Kernaufgabe der Bescheinigungsstelle ist es aber zu prüfen, ob es sich bei Ihrem Vorhaben um ein Forschungs- und Entwicklungsvorhaben handelt. Dazu müssen folgende 5 Aspekte zur Bewertung von F&E-Tätigkeiten nach dem Frascati-Handbuch erfüllt sein:

• Das Vorhaben muss auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse abzielen (neuartig),
• Es muss originär sein (schöpferisch),
• Einem Plan folgen und budgetierbar sein (systematisch),
• Es müssen Unsicherheiten im Bezug auf das Endergebnis bestehen (ungewiss) und
• Möglichkeiten der Reproduzierbarkeit vorhanden sein (übertragbar und/oder reproduzierbar)

In der Prüfung durch die BSFZ werden diese fünf Aspekte zu 3 übergeordneten Kriterien Neuartigkeit, Risiko bzw. Unwägbarkeit und Planmäßigkeit zusammengefasst.

Bestätigt Ihnen die Bescheinigungsstelle, dass es sich bei Ihrem Vorhaben um ein Forschungs- und Entwicklungsvorhaben handelt, dann haben Sie einen Rechtsanspruch auf diese Förderung. Die gestellten Anträge der Unternehmen stehen hierbei nicht in Konkurrenz zueinander! Die Bescheinigungsstelle leitet den Bescheid auch direkt an Ihr Finanzamt weiter.

Stufe 2: Festsetzung der Forschungszulage beim Finanzamt

Ging es in der ersten Stufe darum, nachzuweisen, dass es sich bei Ihrem Projekt um ein Forschungs- und Entwicklungsvorhaben handelt, so stehen in der zweiten Stufe die Projektkosten im Fokus. Die Projektkosten werden jährlich mit der Steuererklärung, auch rückwirkend, gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht. Lesen Sie dazu unserem Blogartikel: Forschungs­zulage: erstmalig rück­wirkende Projekt­förderung. Dazu müssen die förderfähigen Kosten exakt ermittelt und dokumentiert werden.

Die Forschungszulage wird dann nicht sofort durch die Finanzbehörden ausgezahlt, sondern im Rahmen der nächsten erstmaligen Festsetzung von Einkommen- oder Körperschaftsteuer durch Anrechnung auf die festgesetzte Steuer berücksichtigt.

Übersteigt die festgesetzte Forschungszulage die Einkommen- oder Körperschaftsteuer, dann wird der übersteigende Betrag als Einkommen- oder Körperschaftssteuererstattung ausgezahlt — steuerfrei.

Forschungszulage beantragen: Welche Kriterien müssen die Vorhaben erfüllen?

Bei der Prüfung, ob es sich um ein F&E-Vorhaben handelt, legt die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) die 3 übergeordneten Kriterien Neuartigkeit, Risiko bzw. Unwägbarkeit und Planmäßigkeit zugrunde. Die BSFZ orientiert sich dabei an den Definitionen der Allgemeinen Gruppen­frei­stellungs­verordnung (AGVO) sowie dem Frascati-Handbuch der OECD zur Bewertung von wissenschaftlichen, technologischen und Innovationstätigkeiten.

Die Bescheinigungsstelle prüft und bewertet nach den folgenden 3 Kriterien:

1. Neuartigkeit: Ihre Entwicklungsarbeiten müssen darauf abzielen, neue Erkenntnisse und Fertigkeiten zu gewinnen oder vorhandene wissenschaftliche, technische, wirtschaftliche oder sonstige einschlägige Erkenntnisse und Fertigkeiten in neuer Weise zu nutzen. Wenn dies der Fall ist, dann erfüllen Sie auch das Kriterium der Neuartigkeit.
2. Risiko bzw. Unwägbarkeit: Eine Förderung ist auch nur dann möglich, wenn die Umsetzung mit technischen Risiken verbunden ist. Es müssen Herausforderungen bestehen, die die Umsetzung des Vorhabens gefährden und zum Scheitern führen können.
3. Planmäßigkeit: Auch wenn Sie im Rahmen der Bescheinigung keinen detaillierten Zeitplan mit konkreter Personalplanung einreichen müssen, so muss dennoch die Planmäßigkeit gegeben sein. Das Vorhaben muss also klar definierte Aufgaben mit klar definierten Zielen enthalten. Hierzu gehört es dann aber auch, dass Sie mit einem Arbeitsplan, Ressourcenplanung und Meilensteinen arbeiten.

Das Förderprogramm reicht von der Grundlagenforschung (Arbeiten zum Erwerb neuen Wissens) über die industrielle Forschung bis zur experimentellen Entwicklung (mit dem Ziel, neue verbesserte Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln). Dabei ist es auch komplett themenoffen; Sie dürfen also Projekte von der Landwirtschaft bis zur Weltraumtechnologie beantragen.

Wie umfangreich ist der Antrag auf Forschungszulage?

Zur Beantragung der Bescheinigung müssen Sie zunächst einige kaufmännische Daten zu Ihrem Unternehmen erfassen. Der Schwerpunkt liegt jedoch auf dem technischen Projektteil. Hier sind im Wesentlichen vier Fragen zu beantworten, wobei Ihnen für jede Antwort zwischen 500 und 1.500 Zeichen zur Verfügung stehen. Insgesamt beträgt der maximale Umfang lediglich 4.000 Zeichen.

Was auf den ersten Blick überschaubar wirkt, erweist sich in der Umsetzung als anspruchsvoll. Mit diesen wenigen Zeichen muss ein Außenstehender überzeugt werden, dass es sich bei Ihrem Vorhaben um Forschung und Entwicklung handelt. Jedes Wort sollte gut überlegt und sorgfältig gewählt werden. Diese Herausforderung erkannte bereits Blaise Pascal im Jahr 1656, als er schrieb: „Ich schreibe dir einen langen Brief, weil ich keine Zeit habe, einen kurzen zu schreiben.“

Gibt es Fristen für den Antrag auf steuerliche Forschungszulage?

Die Forschungszulage bzw. die Bescheinigung kann sowohl für abgeschlossene, abgebrochene, laufende und sogar für noch nicht gestartete Projekte beantragt werden. Auch rückwirkend können Sie die Forschungsförderung beantragen. 

Dabei ist jedoch entscheidend, die geltenden Fristen zu berücksichtigen. Die Bescheinigung für die steuerliche Forschungszulage kann nachträglich beantragt werden, allerdings ist der Antrag innerhalb von 4 Jahren nach Ablauf des Entstehungsjahres einzureichen. (Beispiel: Für ein Projekt mit Aufwendungen aus dem Jahr 2021 muss der Antrag bis spätestens 31.12.2025 bei der BSFZ gestellt werden.)

Kann ich die Forschungszulage für unbegrenzt viele Projekte beantragen?

Bei der Forschungszulage gibt es keine mengenmäßige Begrenzung der F&E-Projekte pro Jahr. Mit einem Bescheinigungsantrag können Sie die steuerliche Forschungszulage für mehrere Vorhaben gleichzeitig beantragen.

Es gibt aber eine finanzielle Begrenzung der Bemessungsgrundlage. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes gilt seit 28.03.2024 eine Bemessungsgrundlage von 10 Millionen Euro pro Jahr. (Bis zum 30.06.2020 lag dieser Höchstbetrag bei 2 Millionen Euro. Mit dem zweiten Corona-Steuerhilfegesetz wurde der Höchstbetrag auf 4 Millionen Euro erhöht.)

Für im Sinne des § 15 Aktiengesetz verbundene Unternehmen gilt der Höchstbetrag für die verbundenen Unternehmen insgesamt. Er kann also auf alle verbundenen Unternehmen bezogen nur einmal im Wirtschaftsjahr ausgeschöpft werden.

Was ist die Aufgabe der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ)?

Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) prüft, ob es sich bei den eingereichten Projekten um F&E-Vorhaben handelt und die Anforderungen des Forschungszulagengesetzes (FZulG) § 2 Abs. 1 bis 3 erfüllt sind.

Sind alle Kriterien erfüllt, dann bestätigt Ihnen die Bescheinigungsstelle, dass es sich bei Ihrem Vorhaben um ein Forschungs- und Entwicklungsvorhaben handelt. Anders als bei den meisten Förderprogrammen wird das Vorhaben nicht über den gesamten Umsetzungszeitraum von einer Stelle begleitet. Mit der Ausstellung der Bescheinigung hat sie ihre Tätigkeit erfüllt. Die Prüfung, ob die Aufwendungen tatsächlich auch beim Unternehmen entstanden sind, wird dann von dem jeweiligen Finanzamt übernommen.